Hoe je je tijd beter kunt beheren

Je tijd optimaal benutten is een kwestie van organisatie, geduld en oefening. Geef jezelf niet de schuld als er uren voorbij zijn gegaan en je nog steeds niet hebt kunnen afmaken wat je had moeten doen. Onderneem actie. Gebruik het advies dat we in dit artikel geven.

Geschreven en geverifieerd door de psycholoog Isabel Ortega.

Laatste update: 07 juli, 2023

Timemanagement is voor veel mensen een uitdaging. We hebben allemaal wel eens momenten waarop we het moeilijk vinden om onszelf te organiseren. Het is belangrijk om het probleem vanuit een constructief perspectief te benaderen en jezelf niet de schuld te geven dat je je tijd niet beter beheert.

In plaats van je slecht te voelen, kun je de situatie beter gebruiken als een kans om te leren en vooruitgang te boeken. Richt je op het identificeren van gebieden waar je aanpassingen kunt maken en effectievere vaardigheden kunt ontwikkelen.

Je moet echter begrijpen dat je dit niet van de ene op de andere dag kunt bereiken, want het kost tijd en oefening, dus je moet geduld hebben. Ontdek hier hoe je dat doet.

Hoe je je tijd beter kunt beheren

Een onderzoek (Engelse link) gepubliceerd in het Journal of Psychology onderzocht de effecten van training in tijdmanagement en tijdbeheersing op de werkomgeving. De resultaten gaven aan dat dit vermogen een positieve invloed heeft op de perceptie van controle en op de vermindering van stress als gevolg van tijdverlies op het werk.

Een meta-analyse (Engelse link) gepubliceerd in PloS One gaf aan dat tijdmanagement matig gerelateerd is aan werkprestaties, academische prestaties en welzijn. Dus, hoe kun je je agenda aanpassen om te profiteren van beter tijdmanagement?

je tijd beter beheren? We geven je een aantal tips.

1. Stel duidelijke doelen

Bepaal je doelen en doelstellingen op zowel korte als lange termijn. Deze oefening helpt je om je te concentreren op de belangrijkste taken en voorkomt dat je te veel betrokken raakt bij minder relevante activiteiten.

2. Plan je dag

Neem aan het begin van elke dag een paar minuten de tijd om een to-do lijst te maken en een actieplan op te stellen. Plannen helpt je te focussen en jezelf te organiseren, wat leidt tot beter tijdmanagement. Je kunt dagelijks of wekelijks plannen. Maak gebruik van de apps op je mobiele telefoon (een vel papier werkt ook).

3. Geef prioriteit aan de belangrijke ‘to-dos’

Identificeer je meest relevante verplichtingen en zorg ervoor dat je die als eerste aanpakt. Door een hiërarchie aan te brengen, kom je verder en voorkom je dat je jezelf vertraagt met minder dringende taken.

4. Elimineer afleidingen

Identificeer en minimaliseer of elimineer de belangrijkste afleidingen in je omgeving, of het nu je mobiele telefoon, sociale media of onnodige gesprekken zijn. Dit zal je helpen om je te concentreren.

5. Gebruik tijdmanagementtechnieken

Er zijn verschillende bewezen strategieën die goed zijn voor de productiviteit. Bijvoorbeeld de Pomodorotechniek. Deze methode bestaat uit het werken in blokken van 25 minuten, gevolgd door vijf minuten rust. Ook nuttig is de Eisenhower-matrix, waarin taken worden gerangschikt op basis van hun belang en urgentie.

Je kunt ook batching (gelijksoortige taken groeperen en ze samen doen) of tijd blokkeren (specifieke blokken toewijzen voor specifieke taken) proberen.

6. Delegeer waar mogelijk

Als je de mogelijkheid hebt, delegeer dan bepaalde taken of zoek hulp van buitenaf. Zo maak je tijd vrij om je op belangrijkere activiteiten te richten.

7. Leer nee te zeggen

Voel je niet verplicht om elke taak die op je pad komt te accepteren. Leer je prioriteiten in te schatten en nee te zeggen tegen dingen die niet bij je doelen passen of die een last zijn.

8. Organiseer je werkruimte

Een rommelige werkomgeving heeft een negatieve invloed op je productiviteit. Neem de tijd om het te organiseren en je zult merken dat je dag aangenamer en productiever is.

9. Maak gebruik van je vrije tijd

Gebruik inactieve momenten, zoals tijdens het reizen met het openbaar vervoer of in een wachtkamer, om te lezen of te luisteren naar podcasts over onderwerpen die te maken hebben met je persoonlijke of professionele ontwikkeling.

10. Zorg voor je welzijn

Verwaarloos je gezondheid en welzijn niet als je probeert je tijdmanagement te verbeteren. Zorg voor voldoende slaap, beweging en een evenwichtig dieet, want deze factoren verhogen je energie en concentratievermogen.

Technologie en tijdmanagement

Het overmatig gebruik van smartphones en andere technologieën is een van de grootste obstakels voor goed tijdmanagement. Enkele effecten van deze apparaten zijn als volgt:

• Constante afleiding. Elke keer dat je je mobiele telefoon checkt om berichten te beantwoorden of sociale media te checken, verlies je tijd die productiever besteed zou kunnen worden.
• Uitstelgedrag. Smartphones, tablets en computers bieden een grote verscheidenheid aan entertainment. Als je merkt dat je belangrijke taken uitstelt om op het internet te surfen, spelletjes te spelen of video’s te bekijken, is de kans groot dat je aan het uitstellen bent en je verantwoordelijkheden verwaarloost.
• Gebrek aan focus en productiviteit. Overmatig gebruik van technologie tast je vermogen aan om je langere tijd op taken te concentreren. Van de ene app naar de andere springen of voortdurend meldingen in de gaten houden fragmenteert je aandacht en vermindert je productiviteit.
• Tijd verspillen zonder het te beseffen. Je valt vaak in een soort ‘tijdval’ als je technologie gebruikt. Hoewel het misschien lijkt alsof je maar een minuutje je sociale media checkt of een paar berichten beantwoordt, gaan er in werkelijkheid minuten of zelfs uren voorbij zonder dat je het merkt.

Beter tijdmanagement en technologie

Het gebruik van technologie is op zich niet slecht. Je moet alleen een balans vinden en er bewust mee omgaan om je productiviteit te maximaliseren, zodat je meer vrije tijd hebt.

Bepaal bijvoorbeeld specifieke momenten om je telefoon te checken. Schakel alle onnodige meldingen uit en zet alleen de urgente of belangrijke dingen aan.

Stel ook tijd in voor jezelf, weg van technologie. Voer tijdens deze perioden activiteiten uit buiten het scherm, zoals lezen, socializen of een hobby uitoefenen. Hoewel het paradoxaal klinkt, helpen bepaalde apps en productiviteitstools je om je tijd beter te beheren door bepaalde websites of apps tijdens bepaalde perioden te blokkeren. Ze houden ook bij hoeveel tijd je eraan besteedt en beperken dit.

Je moet ook zelfdiscipline uitoefenen. Leer om de drang te weerstaan om je mobiele telefoon te checken of technologie op een niet-productieve manier te gebruiken. Concentreer je op je belangrijke taken en doelen.

De relatie tussen tijdmanagement en plezierige activiteiten

Timemanagement en plezierige activiteiten zijn intrinsiek met elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar op verschillende manieren. Ten eerste, als je in je dagelijkse planning opneemt wat je leuk vindt om te doen, verhoogt dat je motivatie en inzet. In feite werkt het als een stimulans om je taken te organiseren en af te maken.

Door de dingen te doen waar je gepassioneerd over bent, verbeter je je focus en productiviteit. Dit werkt ook door op andere gebieden in je leven. Bovendien bevordert het opnemen van activiteiten die je leuk vindt in je routine de harmonie tussen je werk en vrije tijd, waardoor je je tevreden en ontspannen voelt met een gezond emotioneel welzijn.

Bovendien ontkoppelt de tijd die je besteedt aan leuke activiteiten je van de druk en de eisen van het dagelijks leven. Hierdoor kun je je energie terugwinnen en je verantwoordelijkheden met een rustigere en positievere mentaliteit tegemoet treden.

Breng je verplichtingen en ontspanningstijd in balans

Het is belangrijk om een balans te vinden tussen de activiteiten waar je van geniet en je verantwoordelijkheden, zodat je van je vrije tijd kunt genieten en je efficiëntie en algehele tevredenheid op elk gebied van je leven kunt verbeteren.

Tot slot is het leren om je tijd effectief te beheren een continu proces. Probeer, in plaats van jezelf de schuld te geven als je planning niet lijkt te werken, een groeimindset aan te nemen en je te richten op oplossingen. Erken je vooruitgang en behoud een positieve houding ten opzichte van je verbetering.