Vijf fouten die je tegenhouden om je werktaken efficiënt te beheren

Hoe beheer je je taken op het werk? Ben je op je gemak met je organisatiesysteem? In dit artikel hebben we het over de meest gemaakte fouten op dit gebied.

Je werktaken beheren kan een hele uitdaging zijn. Niet iedereen voelt zich immers even prettig bij de vele verschillende soorten organisatiesystemen die er bestaan. Dat gezegd hebbende, hoe ongemakkelijk of onproductief je eigen agenda ook is, je bent meestal niet geneigd tijd te besteden aan het opstellen van protocollen om je productiviteit (Spaanse link) te verbeteren .

Maar door een methode voor het beheer van je werktaken te ontwerpen en toe te passen, kun je grote voordelen bereiken. De belangrijkste daarvan zou tijdsbesparing zijn. Dit zou betekenen dat je vermijdt bepaalde activiteiten tot het laatste moment te laten liggen, zodat je aan efficiëntie wint.

Soms maak je bepaalde fouten en lijd je daar de gevolgen van. Het zijn maar kleine fouten, maar omdat ze niet zo duidelijk zijn, merk je ze vaak niet op. Je merkt echter wel dat je er veel tijd aan besteed hebt en dat je werk zich opstapelt.

Laten we eens kijken naar vijf van de meestvoorkomende fouten die je kunt maken bij het beheren van je werktaken.

1. Schrijf hangende taken op verschillende plaatsen op

Het is belangrijk dat je systeem voor het beheer van werktaken betrouwbaar is. Een belangrijke factor daarbij is het bijhouden van één overzicht van je lopende activiteiten, want dit is het hulpmiddel dat je raadpleegt als je aan het werk bent.

Je schrijft je geplande taken waarschijnlijk op één plaats op. Maar in de loop van de dag, week of maand ontstaan er andere activiteiten die niet gepland waren en het kan gebeuren dat je ze uiteindelijk opschrijft in het notitieboekje of het dossier dat je het dichtst bij de hand hebt.

Dit is een vergissing, want het versnippert de informatie en stelt je niet in staat je lopende taken op de juiste manier op te volgen. In feite zou je altijd alles op één plaats moeten opschrijven.

2. Stel de juiste prioriteiten

Elke activiteit die je onder ogen krijgt heeft een bepaalde volgorde van prioriteit, of althans dat zou moeten. Je kunt echter de neiging hebben om alles wat niet ultra belangrijk is op de ‘later’ of ‘ooit’ lijst te zetten. Zo worden die lijsten uiteindelijk gigantisch.

Wat je in tijd bespaart door prioriteiten te stellen, raak je later juist kwijt door de overmatige opeenstapeling van lopende taken. Daarom moet je proberen een paar uur per week uit te trekken om die taken uit te voeren die niet van groot belang zijn, of die geen deadline hebben. Dit zal helpen om het beheer van je werktaken efficiënter te maken.

3. Probeer taken op een globale manier te benaderen

Een andere sleutel tot het beheren van je werktaken is het op de juiste manier benaderen van de grote activiteiten. Dat komt omdat je, als die echt breed of ingewikkeld zijn, vast kunt lopen of in de war raken. Het beste is ze in delen te verdelen, op een logische en samenhangende manier.

Deze onderverdeling schept mentale orde en maakt een betere organisatie van je tijd mogelijk. Het heeft ook een positieve invloed op je motivatie (Spaanse link), want door elke etappe af te maken krijg je de indruk dat je vooruitgang boekt, waardoor je je tevreden voelt. Het belangrijkste is dat je je werk beter doet.

4. Handel je to-do lijst af

Je to-do lijst moet altijd binnen handbereik zijn. Het is een van je belangrijkste bondgenoten bij het beheer van je taken. Niet alleen helpt hij je herinneren welke activiteiten je moet uitvoeren. Door ze te visualiseren kun je ook je fouten op het spoor komen en je tijd dienovereenkomstig herstructureren.

Deze lijst is vooral belangrijk in tijden dat er werk in overvloed is en de tijd krap. Hoewel je misschien trots bent op je goede geheugen of je instinctieve vermogen om te organiseren, is de waarheid dat je in tijden van stress heel gemakkelijk relevante zaken over het hoofd ziet.

5. Investeer tijd in het organiseren en reorganiseren van het onbelangrijke

Idealiter heb je een goede methode om het beheer van je werktaken te organiseren. Je moet het echter niet tot het uiterste doorvoeren. Met de bedoeling om efficiënter te zijn, zou je bijvoorbeeld dingen op volgorde van kleuren kunnen zetten met opvallende etiketten, enz.

Dit kan er echter toe leiden dat je meer tijd besteedt aan het verfraaien of detailleren van je plannen dan aan het werkelijk uitvoeren van de taken die gedaan moeten worden.

Een goede methode is altijd praktisch en efficiënt. Het mag niet veel tijd kosten om ze bij te werken of in praktijk te brengen. Als je niet zo’n methode hebt, is het misschien tijd om dat te veranderen.