De tijdmanagementmatrix van Stephen Covey

juli 20, 2018 in Opvallend 0 gedeeld
De tijdmanagementmatrix van Stephen Covey

Je tijd goed beheren betekent niet per se dat je een to-do-lijst moet maken en dingen moet aankruisen. Het betekent weten hoe je moet plannen, prioriteiten moet stellen, efficiënt moet zijn en natuurlijk wanneer je iets eruit moet gooien. Nou, we hebben goed nieuws: er is iets dat je kan helpen om echt het meeste uit je tijd te halen. Het laat je ook zien hoe je kunt bepalen wat de moeite waard is om je tijd aan te besteden. Dat is de tijdmanagementmatrix van Stephen Covey.

Covey zelf zegt dat tijdmanagement niet alleen draait om het organiseren van je taken. Hij beweert dat het eigenlijk een manier van leven op zich is. Want de manier waarop je je tijd besteedt, speelt ook een grote rol in je welzijn.

“Er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar er is altijd genoeg tijd om het belangrijkste te doen.”

-Brian Tracy-

De tijdmanagementmatrix van Stephen Covey bestaat uit vier kwadranten. Elk van deze kwadranten heeft een eigen prioriteit. Elk kwadrant heeft ook specifieke activiteiten om anders te beheren, afhankelijk van in welk kwadrant ze zich bevinden. Laten we hier eens in detail naar kijken.

Het eerste kwadrant van de tijdmanagementmatrix

Stel jezelf een plusteken voor. Als je het tekent, zijn er vier lege ruimtes. Die vier lege velden zijn de vier kwadranten van Stephen Covey. Het eerste kwadrant is het kwadrant linksboven. Deze omvat alles wat onder twee basiscategorieën valt: urgent en belangrijk.

Rennen tegen de klok

Hier zet je alle taken neer die je in geen geval kunt – en mag – uitstellen. Dit is voor alles wat de hoogste prioriteit heeft. Dit betekent dat je dit zo snel mogelijk moet doen. Zet alle andere activiteiten die je hebt in de ijskast totdat je deze hebt gedaan.

Eén ding dat je bijvoorbeeld in dit kwadrant zou kunnen zetten is een probleem met de elektriciteit thuis. Er zijn veel dingen die elektriciteit nodig hebben om te werken, dus je kunt het niet zomaar uitstellen. Andere situaties die hier thuishoren zijn zaken als ziekte, ongevallen, enzovoort.

Het tweede kwadrant: belangrijk, maar niet urgent

Het tweede kwadrant heeft te maken met zaken die je niet meteen af hoeft te hebben. Maar in dit geval zijn het nog steeds belangrijke taken. Met andere woorden, het zijn dingen die belangrijk zijn, maar niet urgent. Meestal zijn ze belangrijker op de lange termijn dan op de korte termijn.

Geen van de taken in dit kwadrant zijn zaken van leven of dood. Maar ze zijn nog steeds erg belangrijk voor de kwaliteit van je leven en welzijn. Het beste voorbeeld hiervan is je gezondheid. Alles in het leven hangt af van je gezondheid, dus het is belangrijk om voor jezelf te zorgen. Op korte termijn niet voor jezelf zorgen heeft misschien geen verschrikkelijke gevolgen, maar het kan op lange termijn desastreus zijn.

Andere dingen die in deze ruimte passen zijn taken zoals het voorbereiden van eindexamens of het onderhouden van een gezonde relatie met vrienden en partners. Het gaat ook over dingen als bewegen en jezelf op de hoogte houden van het nieuws.

Het derde kwadrant: urgent, maar niet belangrijk

Dit is een van de lastigste kwadranten. Het is niet altijd makkelijk om precies uit te vinden welke taken of activiteiten er in thuis horen. Waarom? Omdat hun urgentie je aandacht trekt. Maar het feit dat ze de aandacht vasthouden, betekent niet dat ze echt belangrijk zijn.

Pratende mensen

Dit is het kwadrant waar je alle onnodige dingen die je doet uit gewoonte of toeval zou zetten. Je komt bijvoorbeeld iemand tegen en stopt even om te praten. Of je wordt opgezogen in een ruzie op de sociale media over iets onbelangrijks.

Het vierde kwadrant: niet urgent of belangrijk

In het vierde kwadrant hoort alles wat in principe zinloos is. Dit zijn dingen die helemaal niet urgent zijn, en ook niet erg belangrijk. Maar veel van hen zijn dingen die ons op een of andere manier toch veel tijd kosten.

Dit is het kwadrant voor de onnodige dingen, zoals het om de vijf minuten controleren van je e-mail. Of gesprekken voeren via Whatsapp, ook al heeft geen van beide echt iets belangrijks te zeggen. Andere voorbeelden zijn TV kijken en online winkelen.

Goed tijdmanagement

De meeste mensen die de tijdmanagementmatrix van Stephen Covey gebruiken, realiseren zich uiteindelijk dat de kwadranten die ze het eerste vullen een en drie zijn. Het is makkelijk om de urgent-belangrijke en urgent-maar-niet-belangrijke kwadranten te vullen.

Covey zegt dat dit gebeurt omdat we alles over het algemeen als urgent zien. Hij zegt ook dat het dit gevoel van urgentie is dat ons zoveel stress bezorgd. Daarom kan het leren omgaan met die twee ruimtes ons helpen om beter te om te gaan met tijdmanagement in het algemeen.

De maker van dit model zegt dat je je vooral moet richten op kwadrant twee. Daar vind je volgens hem welzijn en geluk. Als je een duidelijk beeld krijgt van wat er daar gebeurt en je daarop kunt richten, dan heeft de tijdmanagementmatrix van Stephen Covey zijn werk gedaan.

Bekijk Ook