De wet van Parkinson: waarom verspillen we zoveel tijd?
Cyril Northcote Parkinson was een geschiedschrijver die vele jaren voor de Britse overheid werkte. De ervaringen die hij in de jaren opdeed publiceerde hij in 1957 in een boek met de titel ‘De Wet van Parkinson en andere studies in Administratie’. In dit werk formuleerde hij de bekende wet die in werkelijkheid niet een enkele wet is, maar opgebouwd is uit verschillende wetten.
Parkinson observeerde zorgvuldig de manier waarop werk werd uitgevoerd in de kantoren van de overheid. Gebaseerd op zijn eigen dagelijkse ervaringen wist hij patronen te ontdekken die ervoor zorgden dat hij zijn basisprincipes kon opstellen. De wet van Parkinson kan worden samengevat in drie fundamentele hypothesen:
- ‘Werk breidt zich uit totdat het de tijd vult die beschikbaar is voor zijn realisatie.’
- ‘Uitgaven zullen toenemen tot het moment waarop ze al het inkomen dekken.’
- ‘De tijd die wordt besteed aan elk onderwerp op de agenda is omgekeerd evenredig aan zijn belangrijkheid.’
“Houd je van het leven? Nou, als je van het leven houdt, verdoe dan niet je tijd, want tijd is het goede waaruit het leven bestaat.”
-Benjamin Franklin-
Sinds zijn creatie hebben experts op het gebied van dit onderwerp keer op keer de validiteit van de wet van Parkinson geverifieerd. Ook heeft het gediend als een gids om nieuwe methodes van werken en tijdsmanagement voor te stellen, voor een betere efficiëntie.
De wet van Parkinson en tijdsmanagement
De voornaamste toepassing van de wet van Parkinson was de administratie van tijd. Zijn eerste hypothese luidt als volgt: ‘Werk breidt zich uit totdat het de tijd vult die beschikbaar is voor zijn realisatie.’ Dit betekent dat als je een uur hebt om een taak uit te voeren, het je ook een uur zal kosten om de taak te volbrengen. Maar als je een maand hebt, zul je een maand doen over het volbrengen van de taak.
De waarheid is dat we elke dag getuige zijn van de validiteit van deze wet. Bijvoorbeeld: wanneer studenten twee of drie maanden hebben om een project in te leveren en ze dit doen vierentwintig uur voordat de deadline is. Of wanneer je een taak moet afronden in de namiddag. Je stelt het uit tot een paar uur voor de afgesproken tijd. En in deze paar uur doe je alles wat je daarvoor niet hebt gedaan.
Dit principe is gerelateerd aan een andere hypothese die Parkinson ‘De wet van de uitbreiding’ noemde. Hij veronderstelt dat wanneer je tijd hebt, je altijd de neiging zult hebben om alles uit te stellen wat je moet doen. Maar, waarom gebeurt dit? Simpelweg omdat tijd een uiterst subjectief concept is. Het hangt meer af van onze innerlijke perceptie dan van het daadwerkelijke tijdsverloop.
Het viel Parkinson ook op dat hoe meer tijd we besteden aan het afronden van een taak, hoe gecompliceerder het wordt en hoe moeilijker het wordt om het af te ronden. Als je de perceptie hebt dat je genoeg tijd tot je beschikking hebt, dan focus je meer op de details en heb je de neiging om uit te wijden. Je probeert zelfs de kleinste, minimale aspecten van de taak te volbrengen. Terwijl, wanneer je haast hebt, je ‘spijkers met koppen slaat’, zonder onnodig uit te wijden.
Een bureaucratische duivel die we allemaal kopiëren
Ook zag Parkinson dat de minst belangrijke problemen, problemen waren die uiteindelijk het meeste tijd in beslag namen. Vandaar de derde hypothese, ‘De tijd besteed aan elk onderwerp op de agenda is omgekeerd evenredig met zijn belangrijkheid’.
Het lijkt erop dat relevante problemen een serieuze attitude vragen en precieze benaderingen vereisen. Dat is waarom ze efficiënter aangepakt moeten worden. Het tegenovergestelde gebeurt bij triviale zaken, waar iedereen wilt meepraten en alles wilt zeggen dat in hun hoofd opkomt. Daardoor wordt er meer tijd besteed aan deze zaken.
Ook al werd de wet van Parkinson opgesteld na het observeren van bureaucratie, de waarheid is dat het op praktisch iedereen kan worden toegepast. En het is niet alleen van toepassing op tijdsmanagement. Het breidt zich namelijk ook uit naar andere aspecten van het leven, zoals uitgaven of de organisatie van fysieke ruimtes.
Parkinson veronderstelde dat ‘Uitgaven zullen toenemen totdat ze het hele inkomen dekken’. Dit betekent dat het niet uitmaakt hoeveel je verdient, je zult altijd een manier vinden om moeite te hebben met ‘de eindjes aan elkaar knopen’ of zelfs om schulden te maken. Een persoon kan leven met een vast inkomen zonder problemen. Als zijn inkomen stijgt, vertaalt dit zich bij hem niet als het hebben van een overschot. In plaats daarvan zal hij zijn financiën zo herindelen dat er wederom niets overblijft.
Het resultaat van al deze gedragspatronen is een hoge mate van inefficiëntie. Er is nooit genoeg tijd noch geld. Maar als we er goed naar kijken, komt dit door de manier waarop we ermee omgaan. Dit artikel dat je aan het lezen bent is eigenlijk geschreven volgens de aanbevelingen van Parkinson: verdeel het werk in sub-taken en stel een tijdslimiet vast om ze af te ronden. Het resultaat: het twee keer zo snel afronden van de taak. Wat denk je ervan? Wil je het proberen?
