Wat zit er achter je dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden?

Het onmiddellijk beantwoorden van werk-e-mails is geen onschuldige daad. In feite verbergt het psychologische processen die verband houden met stress en angst die onder controle moeten worden gehouden.

Geschreven en geverifieerd door de psycholoog Sara González Juárez.

Laatste update: 27 maart, 2023

Je bent op je vrije dag, of op vakantie, maar de meldingen van je telefoon komen nog steeds binnen. Je ziet dat er werk-e-mails zijn binnengekomen, opent deze, en voelt de dringende behoefte om ze te beantwoorden. Dit gebeurt zelfs als het niet echt met jou correspondeert. Bovendien weet je dat zij weten dat het niet over jou gaat. Waarom doe je het dan toch?

Er zijn veel antwoorden op deze vraag. In feite is het echt belangrijk om te analyseren wat er schuilgaat achter je dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden, omdat deze implicaties meestal verder reiken dan het individuele terrein. Ze houden vaak verband met de maatschappij en de technologie.

Om te proberen de verslechtering van je geestelijke gezondheid, veroorzaakt door je dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden en je onvermogen om je los te koppelen van je werk, te voorkomen, gaan we daarom kijken wat de oorzaken zijn en hoe je die kunt overwinnen.

Je dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden

Helaas werken veel mensen in een omgeving waar productiviteit betekent dat je overuren maakt, pauzes overslaat en voor de computer eet. Onmiddellijkheid, inzet en, in veel gevallen, angst zijn vereist van de kant van de werknemer.

Het zijn de stress en de angst die deze contexten veroorzaken die je vaak brengen tot een dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden, zelfs op je vrije dag. Laten we meer te weten komen.

De urgentiebias van e-mail

Uit een onderzoek (Engelse link) uit 2021 bleek dat we bij e-mails de neiging hebben de urgentie waarmee degene die ons schrijft een antwoord wil, te overschatten. Met andere woorden, wanneer een werknemer een werk-e-mails ontvangt, beschouwt hij of zij dat een antwoord dringender nodig is dan in werkelijkheid het geval is.

Achter deze vertekening, die de experimentatoren de e-mail urgentiebias noemen, schuilt de toenemende gelijkstelling van productiviteit met altijd verbonden zijn, ook buiten werktijd. Bovendien vonden ze ook een correlatie tussen deze bias, hoge stressniveaus, en verminderd algemeen psychologisch welzijn.

De nooit eindigende dagen

Het kan nooit vaak genoeg gezegd worden dat je de verbinding moet verbreken als je het werk verlaat. Degenen die erop staan om verbonden te blijven, worden vaak onderworpen aan werkculturen die eindeloze werkuren aanmoedigen. Het veroorzaakt bij hen een voortdurende staat van alertheid als ze werkmeldingen ontvangen.

Dit soort druk komt meestal van degenen in posities met meer verantwoordelijkheid dan de werknemer. Bijvoorbeeld bazen en teammanagers. Hoewel er misschien geen directe druk van hun kant is, als de werknemer hen 24 uur per dag verbonden ziet, zelfs op hun vakanties en vrije dagen, voelen ze zich onder druk gezet om hetzelfde te doen.

Het verantwoordelijkheidsgevoel

Het voelen van een dringende noodzaak om te reageren op werk-e-mails kan ook voorkomen als er geen druk is van meerderen. Je kunt bijvoorbeeld oprecht geïnteresseerd zijn om dingen gedaan te krijgen. Je kunt ook een gevoel van verantwoordelijkheid hebben tegenover je collega’s. Als je bijvoorbeeld op je vrije dag bent en een collega hulp nodig heeft, beantwoord je hun e-mail.

Hoewel deze acties voortkomen uit empathie en kameraadschap, blijven ze van invloed op je welzijn. Hoewel je niet bang bent om ontslagen of lastiggevallen te worden door het bedrijf, ben je wel bang dat je collega’s negatieve gevolgen zullen ondervinden als je weigert hun werk-e-mails te beantwoorden.

Geïmproviseerd telewerken

De COVID-19 pandemie bevorderde telewerken. Het dwong bedrijven namelijk om zich snel aan te passen, met veel verliezen tot gevolg. Bedrijven werden aangemoedigd om dezelfde criteria van een fysiek kantoor toe te passen op een computer in een huis in quarantaine. Dit gaf aanleiding tot een veelheid aan complicaties. Op hun beurt tastten ze de geestelijke gezondheid van de werknemers aan.

In dit verband werd een onderzoek (Engelse link) uitgevoerd door de WHO in samenwerking met de Carlos III Universiteit (Spanje). Zij ontdekten dat 32 procent van de deelnemers een aanzienlijke verslechtering van hun geestelijke gezondheid meldde sinds het begin van de pandemie.

Hoe je de dringende behoefte om werk-e-mails te beantwoorden kunt overwinnen

Zoals je misschien hebt gemerkt, vereist het onbeantwoord laten van werk-e-mails soms een oefening in zelfzorg die verder gaat dan alleen maar weerstand bieden om te reageren. Hier zijn enkele tips om je emoties en je acties in evenwicht te brengen:

• Vergeet niet dat het bedrijf waarvoor je werkt de verplichting heeft om je pauzes te respecteren. Er zijn wetten van kracht die inhouden dat organisaties grenzen moeten stellen aan hun gebruik van communicatietechnologieën. Bovendien moeten ze het recht op rusttijden voor werknemers garanderen. Daarom mogen ze geen contact met je opnemen als je niet werkt.
• Scheid je apparaten van je werk en je dagelijks leven. Als je de mogelijkheid hebt, gebruik dan een computer, mobiele telefoon, of een ander apparaat naast je persoonlijke voor werkdoeleinden. Dan kun je, wanneer je rusttijden aanbreken, de communicatie met het bedrijf waarvoor je werkt effectief afkappen.
• Controleer je gebruik van digitale media. De beloningscircuits van je hersenen worden geactiveerd door apparaten als mobiele telefoons of tablets. Dit betekent dat je aandacht tot op zekere hoogte voortdurend afleidt naar die non-stop meldingen. Bijgevolg zal het verminderen van je gebruik van technologie je helpen om je minder paniekerig te voelen wanneer je werk-e-mails ontvangt.
• Ga naar een psycholoog. Als je voortdurend de dringende behoefte ervaart om werk-e-mails te beantwoorden, is het zeer waarschijnlijk dat je ook lijdt aan stress, angst, burn-out-syndroom, of andere aandoeningen die verband houden met overmatig werk. Een psychologieprofessional zal je de nodige middelen verschaffen om dit te boven te komen. Bovendien zullen ze je helpen je gedachten met betrekking tot deze ongezonde praktijken te herstructureren.

Digitale empathie in bedrijven

Tot slot, als je verantwoordelijk bent voor een werkteam, houd dan rekening met digitale empathie. Vergeet niet dat er duizenden manieren zijn om bij te dragen aan een gezonde werkomgeving.

Je kunt bijvoorbeeld het versturen van werk-e-mails inplannen of aangeven dat een antwoord niet urgent is, naast vele andere acties. Onthoud vooral dat niemand 100 procent presteert als hij of zij nooit de verbinding verbreekt.