Vijf trucs voor tijdsbeheer

1. Stel een doel

Stephen Covey vertelt ons in zijn boek 7 Habits of Highly Effective People dat we zouden moeten beginnen met een einddoel in gedachten.

Maar dit doel moet aan bepaalde kenmerken voldoen:

• Specifiek. Het doel zou zo gedetailleerd mogelijk moeten zijn.
• Meetbaar. Het is erg belangrijk dat je kunt meten of je het doel wel of niet behaald hebt.
• Realistisch. We stellen vaak onrealistische doelen voor onszelf, we moeten ze dus aanpassen en het mogelijk maken ze te verwezenlijken.
• Vaste tijd. Elk doel zou een vaste tijd moeten hebben waarbinnen het verwezenlijkt moet zijn. Op deze manier kunnen we gemakkelijk meten of het wel of niet bereikt hebben.

2. Stel prioriteiten

Stephen Covey zegt “om te beginnen”, waarmee hij wil aantonen dat het belangrijk is om een onderscheid te maken tussen wat belangrijk en dringend is en wat dit niet is, zodat we prioriteiten kunnen stellen als het aankomt op onze taken.

Covey creëerde vier kwadranten waarbinnen je elke activiteit kunt classificeren:

• Dringend en belangrijk.
• Niet dringend, maar belangrijk.
• Dringend, maar niet belangrijk.
• Noch dringend, noch belangrijk.

Dringende taken zijn de taken die je onmiddellijke aandacht vereisen. Belangrijke taken zijn de taken die bijdragen aan je langetermijndoelen, aan je doel in het leven.

3. Plan je taken

Vanuit een professioneel oogpunt zijn er taken waarvan kan worden gezegd dat ze een hoog rendement hebben (de taken die veel winst opleveren) en andere waarvan kan worden gezegd dat ze een laag rendement hebben (de taken die weinig winst opleveren).

Elke taak zou moeten worden aangepakt op het juiste moment van de dag of week om effectief te zijn. We zouden ook in gedachten moeten houden hoeveel tijd er nodig is voor de taak zelf, maar ook voor alles wat er bij de taak komt kijken (reizen, telefoontjes etc.).

Zodra je je taken zorgvuldig gepland hebt, zou je wat tijd moeten inplannen voor onverwachte omstandigheden die zich kunnen voordoen, zodat je in staat zult zijn deze aan te pakken als ze zich inderdaad voordoen.

4. Zet wat tijd opzij

Elke minuut die we besteden aan een taak, vooral als het een taak is met hoog rendement, zou moeten worden beschermd, zodat er geen onderbrekingen zijn.

Het is normaal dat we gestoord zullen worden door telefoontjes, e-mails etc., maar we zouden gericht elke dag een vaste hoeveelheid tijd opzij moeten zetten om ons te wijden aan een concrete taak.

Tim Ferris definieert onderbreking in zijn boek The 4-Hour Work Week als alles dat je ervan weerhoudt een taak te volbrengen. Hij onderscheidt drie soorten onderbrekingen:

• De onderbrekingen die ervoor zorgen dat je tijd verliest. Dit zijn de onderbrekingen die genegeerd kunnen worden met weinig tot geen gevolgen.
• De onderbrekingen die tijd opslokken. Dit zijn de herhalende taken die je belangrijkste werk onderbreken.
• De onderbrekingen die zich voordoen omdat we niet weten hoe we moeten delegeren. Deze onderbrekingen gebeuren wanneer andere mensen ons nodig hebben om ze te helpen bij simpele taken die ze gemakkelijk zelf zouden kunnen uitvoeren.

Om tijd opzij te kunnen zetten, is het belangrijk om te leren hoe je NEE kunt zeggen tegen alles dat niets te maken heeft met jouw project of dat op geen enkele manier behulpzaam voor je is.

De activiteiten die we op ons werk en in ons privéleven uitvoeren zouden soms moeten worden uitgevoerd door onszelf, maar kunnen op andere momenten ook worden gedelegeerd, zodat je in een team kunt werken. Het is daarom van fundamenteel belang dat je leert hoe je moet delegeren.

5. Meet de resultaten

Zodra je een doel hebt gesteld en de taak hebt volbracht, zou je moeten meten of je de taak succesvol hebt volbracht binnen het tijdsbestek dat je had vastgesteld.

Als je niet het resultaat hebt behaald dat je wilde, kun je schatten of je doel realistisch was of niet en aanpassingen maken om het resultaat alsnog te kunnen behalen.

Je tijd op de juiste manier beheren is een eerste stap naar succes op het werk en in het leven. Weten wat je doet, wanneer je het doet en hoe je het doet is van fundamenteel belang om je dromen te verwezenlijken.