Telewerken en de coronaviruscrisis: uitdagingen en de weg voorwaarts

maart 14, 2020
Hoewel niet alle sectoren deze mogelijkheid hebben, kiezen veel bedrijven voor telewerken om te proberen om COVID-19-infecties tegen te gaan. Dit is echter ook een uitdaging die ons dwingt rekening te houden met bepaalde factoren.

De mogelijkheid om te telewerken en de coronaviruscrisis zijn urgente problemen waarmee de hele wereld momenteel wordt geconfronteerd. De meeste landen nemen dit serieus en we moeten ons daar allemaal op voorbereiden.

Winston Churchill zei dat het hem niets kon schelen wat men deed. Wat hem echt stoorde, was nietsdoen. Elke uitdaging, of die nu op economisch, militair of sociaal gebied is, vereist dat we veranderingen kunnen accepteren en aanpakken.

Het is duidelijk dat niet alle werkvelden en bedrijven de optie om thuis te werken bieden. Het grootste deel van de arbeidsmarkt is hier echter praktisch toe verplicht…zo niet nu al, dan wel de komende weken.

Is het misschien alarmerend als we dit suggereren? Helemaal niet. De overgrote meerderheid van de bedrijven stelt al voor om deze stap te nemen, en niet alleen voor preventie.

Iets wat we goed moeten begrijpen over de wereld van vandaag de dag is de onderlinge afhankelijkheid. De nu klassieke metafoor van een fladderende vlinder beschrijft wat we allemaal heel goed ervaren. Wat er op het ene deel van de planeet gebeurt, beïnvloedt het andere deel ook.

Wat er in een productieve en zakelijke sfeer gebeurt, bereikt uiteindelijk andere landen en sectoren. De arbeidsmarkt is geen eiland. Het is een zeer complex web dat op veel manieren lijkt op een spinnenweb. Wanneer een onderdeel verstoord raakt, verandert de hele structuur.

We moeten ons echt verenigen en handelen met verantwoordelijkheid, empathie en intelligentie. Als telewerken de keuze is die door een groot aantal organisaties wordt genomen, dan moeten anderen die stap ook nemen. Zoiets is een uitdaging die ons op lange termijn ook zeer positieve resultaten kan opleveren. Laten we dit gedetailleerd analyseren.

Telewerken en de coronaviruscrisis: welke uitdagingen liggen er in het verschiet?

COVID-19 is niet zomaar een normaal virus. Haar aanwezigheid treft nu veel sectoren in onze samenleving: financieel, arbeid, toerisme, onderwijs en natuurlijk ook gezondheid.

In het licht van deze dreiging en de onzekerheid die deze met zich meebrengt, is gezamenlijke actie de beste reactie. Maatregelen moeten worden genomen na overleg met deskundigen, in het vaste vertrouwen dat ook deze uitdaging zal worden overwonnen.

De directe implicatie hiervan is dat de arbeidsmarkt veranderingen zal moeten doorvoeren om de risico’s te verkleinen en de infectie zoveel mogelijk te beperken. En natuurlijk is telewerken een optie voor de maatregelen die bedrijven kunnen nemen.

China was de eerste die deze strategie implementeerde. De maatregelen hielpen verschillende steden en miljoenen mensen te isoleren en te beschermen. Veel Chinese bedrijven werken nog steeds op afstand vanuit huis, evenals via videoconferenties en andere elektronische communicatiemethoden.

Stapje voor stapje begint nu de rest van de wereld op dezelfde manier te reageren op de verspreiding van het virus dat COVID-19 is genoemd. De ervaringen die we tot nu toe hebben gezien zullen we hieronder beschrijven.

Maatregelen bij de coronaviruscrisis: thuiswerken

De mogelijkheid tot telewerken tijdens de coronaviruscrisis laat zien dat we deze uitdaging aankunnen, zelfs als we er misschien niet aan gewend zijn.

Het grootste probleem op dit moment is een factor die erg moeilijk te beheersen is: angst. Hierdoor kiezen veel bedrijven, soms van de ene op de andere dag, om de kantoren te sluiten en te gaan voor telewerken.

Microsoft, Facebook, Apple, Amazon, CNN, Citigroup, Ford en Twitter hebben hun werknemers gevraagd om vanuit huis te gaan werken. Dit heeft hen gedwongen om in dit soort situaties de noodprotocollen (bijvoorbeeld bij storingen) plotseling los te laten. Daardoor hebben ze ontdekt dat ze op een flink aantal punten er bovenop moeten zitten.

  • Veel bedrijven hebben ervoor gekozen hun werknemers naar huis te sturen terwijl de kantoren schoongemaakt en ontsmet worden.
  • Sollicitatiegesprekken waarbij men samen in een kamer zit worden nu verboden. Voorheen werd in slechts 20% van de gevallen en alleen bij bepaalde bedrijven de optie van deze gesprekken per teleconferentie uitgeoefend. Nu is het echter iets dat vaker zal voorkomen.
  • Het grootste reclamebureau van Japan kiest nu voor werken op afstand.
  • Noord-Italië, het gebied in Europa dat momenteel het grootste aantal geïnfecteerde mensen heeft, was het eerste gebied in Europa dat te maken kreeg met quarantaine-maatregelen. Italië als geheel implementeert telewerken nu als goede optie.
  • Zakenreizen zijn beperkt. De meeste internationale conferenties, congressen en beurzen worden gesloten of geannuleerd. Een manier om de stroom van communicatie en zakelijke feedback tussen landen voort te zetten, is teleconferentie.

Telewerken, meer dan alleen thuiswerken

Niet alle banen hebben deze optie. Artsen, verpleegsters en verschillende soorten gezondheidswerkers zijn op dit moment ongetwijfeld de meest kwetsbare groep. Ook hebben ze juist nu de grootste verantwoordelijkheid.

Naast de gezondheidssector heeft de economie andere sectoren nodig, zoals handel, transport en landbouw. Om te blijven functioneren, ons voorzien van alles wat we nodig hebben en ervoor te zorgen dat het leven normaal doorgaat.  Elk bedrijf dat de mogelijkheid heeft om zijn werk op afstand en thuis uit te voeren, moet deze stap gewoon nemen.

Het doel is simpel: het aantal besmette mensen in toom houden en tegelijkertijd in harmonie handelen met alle andere bedrijven die ook hun werk op deze manier uitvoeren. Maar hoe moeten ze dit doen? Wat zijn de echte uitdagingen van telewerken te midden van de coronaviruscrisis?

Telewerken en de coronaviruscrisis: welke strategieën moeten we implementeren?

Werken op afstand is meer dan alleen vanuit huis werken. Er zijn protocollen, strategieën en controle nodig. Daarnaast kunnen we de huidige context van COVID-19 zelf niet negeren. Daarom zijn dit de richtlijnen die we moeten overwegen:

  • Telewerken brengt bijzondere arbeidsomstandigheden met zich mee waarvan de werknemer op de hoogte moet zijn.
  • Bedrijven moeten E-leidinggevende creëren. Dit is de persoon die het telewerken in de organisatie zal vorm geven, controleren en evalueren.
  • Bedrijven moeten virtuele teams maken om specifieke doelen en richtlijnen op te stellen die tussen collega’s en managers moeten worden gehandhaafd.
  • Ze moeten mogelijkheden creëren om voortgang, prestaties en prestaties te analyseren .
  • Tijdmanagement is cruciaal: zowel bij de organisatie van individuele werkzaamheden als groepswerk.
  • De werknemer moet zijn beroepsleven kunnen scheiden van zijn gezinsleven en verantwoordelijkheden buiten het werk zodat er een goede balans is.
  • Daarnaast is het nodig om vaardigheden te ontwikkelen zoals de motivatie om anders te gaan werken in het licht van deze nieuwe werkwijze. Andere te ontwikkelen vaardigheden zijn onder meer verantwoordelijkheid, creativiteit, goed communiceren op afstand, vertrouwen en loyaliteit.

Transparantie in communicatie: empathie als dagelijks hulpmiddel

Ten slotte hebben bedrijven zoals Amazon, Uber en Microsoft ons allemaal gewaarschuwd voor één specifiek aandachtspunt. Werken op afstand kan de angst voor het virus vergroten en geruchten en misvattingen kunnen zich gemakkelijk verspreiden.

Om deze reden hebben deze bedrijven overwogen om specifieke opties te creëren waar management en medewerkers berichten kunnen verzenden en ontvangen. Het idee is om hun medewerkers op de hoogte te houden van de stappen die de organisatie zet. Dit omvat informatie over:

  • het schoonmaken van kantoren.
  • het beperken van reizen naar het buitenland.
  • of er geïnfecteerde mensen in het bedrijf zijn.

Het doel is om paniek te voorkomen en angsten te onderdrukken over onder meer mogelijke ontslagen of sluitingen van vestigingen. Transparantie schept vertrouwen. Empathische communicatie creëert positieve schakels in een organisatie.

Tot slot is telewerken in de coronaviruscrisis een realiteit. Als we van deze ervaring leren en samenwerken en ons beste beentje voorzetten, komen we er allemaal sterker uit. Het is tijd om proactief te zijn en met vertrouwen te handelen.