Tot een doeltreffende communicatie komen met 8 sleutels

· oktober 6, 2018

We zijn van nature sociaal. Omgaan met anderen verschaft ons emotionele voordelen. We ontvangen begrip en steun. Het contact verbetert ons zelfvertrouwen. Toch slagen veel mensen er niet in om in verbinding te komen met de personen om zich heen. Dit kan een gevolg zijn van meerdere oorzaken. Eén van die oorzaken is dat ze geen stappen zetten om tot een doeltreffende communicatie te komen.

De mensen die daarentegen geen problemen hebben om een doeltreffende communicatie tot stand te brengen, zijn die mensen die weten hoe ze hun sociale intelligentie moeten ontwikkelen. Sommige auteurs, zoals de Amerikaanse psycholoog Daniel Goleman, hebben het in hun onderzoek over het belang van dit soort vermogen. Dit is de vaardigheid om harmonieuze en vredevolle relaties met anderen te onderhouden zonder assertiviteit op te geven.

Vaardigheden als empathie en begrip zijn fundamenteel wanneer we een sociale band willen scheppen. Maar ervoor zorgen dat de andere persoon zich bij ons vol vertrouwen, veilig en begrepen voelt, is vaak geen gemakkelijke taak.

Er zijn een aantal instrumenten die helpen om deze vorm van emotionele intelligentie te verbeteren. Het zijn stappen om een doeltreffende communicatie te verwezenlijken. We kunnen deze communicatievorm leren en toepassen op voorwaarde dat we een inspanning leveren. In elk geval kunnen we de wereld van sociale relaties iets beter begrijpen door erover te lezen en het toe te passen.

De sleutels tot een doeltreffende communicatie

In elke vorm van interactie moeten we ook rekening houden met de non-verbale communicatie. In het onderwijs wordt bijna geen enkele aandacht geschonken aan non-verbale communicatie. Toch is het in vele gevallen belangrijker dan de inhoud zelf van de boodschap. Gebaren, blikken en lichaamshouding zijn grotendeels verantwoordelijk voor het creëren van het beeld dat de persoon met wie we spreken, van ons schept.

Sleutels voor een doeltreffende communicatie

In het communicatieproces speelt ook synchroniciteit een hoofdrol. Daniel Goleman stelt dat deze vaardigheid jou toelaat om elke non-verbale hint te lezen, van glimlachen tot op het juiste moment knikken. Het gedrag van mensen die niet in staat zijn om tot synchroniciteit te komen, creëert bij anderen een gevoel van ongemak en vreemdheid. Men noemt dit gedrag ‘dyssemic’. Kenmerkend voor dit gedrag is dat iemand de signalen niet begrijpt die een gesprek beëindigen of veranderen.

Deze sociale gebreken zijn niet neurologisch. Het is eerder een falen van de kennis. Tegenwoordig zijn er reeksen programma’s om synchroniciteit bij kinderen en volwassenen aan te leren. Mensen met dit soort probleem kunnen redelijk gemakkelijk tot een doeltreffende communicatie komen. We kunnen onze sociale vaardigheden dus verbeteren. Door een aantal richtlijnen te volgen kunnen we de boodschap die ons echt interesseert, overbrengen.

“Empathie is het vermogen om zichzelf te denken en te voelen in het innerlijke leven van de andere persoon.”

-Heinz Kohut-

1. Omschrijvingen maken en vragen stellen

Vragen stellen en omschrijvingen maken zijn heel belangrijke elementen van een doeltreffende communicatie. In tegenstelling tot hoe het misschien lijkt, is deze handeling geen uiting van afkeer maar eerder van interesse. De andere persoon heeft het gevoel dat men naar hem luistert. Dit creëert een sfeer van empathie en van een heel goed begrip.

Het omschrijven van wat we horen, geeft ons de mogelijkheid om delen van het gesprek te verduidelijken die we niet goed begrijpen. Tegelijkertijd tonen we op die manier dat we luisteren naar wat de ander tegen ons zegt. Uiteraard is dit een hulpmiddel net als elke andere techniek. We moeten het alleen op de juiste momenten gebruiken. Als we het op het verkeerde moment gebruiken, kan de communicatie vastlopen. De andere persoon kan dan denken dat we de spot met hem drijven.

2. Complimentjes geven

Iemand prijzen bevestigt wat de andere persoon zegt. Het is erg handig om zinnen te gebruiken die goedkeuring tonen. Je kan bijvoorbeeld zeggen “ik denk dat wat jij zegt, geweldig is.” Of “ik ben het met je eens” of “ik vind het leuk om bij jou te zijn.” Je kan ook minder rechtstreekse zinnen gebruiken zoals “Fantastisch!” of “Goed.”

3. Empathie tonen

Empathie is een kwaliteit die niet iedereen bezit. In staat zijn jezelf in de situatie van een andere persoon te verplaatsen verbetert aanzienlijk de invloed van de communicatie. Het brengt een positieve band tot stand. Het laat een emotionele sympathie ontstaan die voor een sfeer van begrip en vertrouwen zorgt.

Bovendien creëert het een beeld dat we betrokken en aandachtig kunnen zijn. Het schept een overeenkomst tussen de sprekers. Die zal tussen hen een doeltreffende communicatie mogelijk maken.

Empathie, belangrijk voor een doeltreffende communicatie

4. Je aanpassen aan de context

Een goede communicatiestijl kan verpest worden als we geen rekening houden met de context. De omgeving, het aantal mensen die aanwezig zijn, of het onderwerp dat we gaan bespreken, hebben een belangrijke impact. We moeten vermijden om in aanwezigheid van anderen ruzie te maken of de persoon met wie we praten, op het matje te roepen. Wanneer anderen aanwezig zijn, dan is dat een beter moment om hen te prijzen voor hun verwezenlijken.

Het lawaai, de plaats en het tijdstip moeten zo gepast mogelijk zijn. Als we merken dat iets ons gesprek kan verstoren, dan is het beter om het uit te stellen tot een beter moment.

5. De mening van de ander respecteren

Het is fundamenteel dat we de mening van anderen respecteren. Beledigen, in diskrediet brengen en de overtuigingen van een andere persoon onderschatten is een uiting van een groot gebrek aan volwassenheid. Ons hele leven lang zullen we veel mensen ontmoeten die heel anders denken dan wij. We zullen in staat zijn om dingen met hen te bespreken en in debat te gaan. Maar in vele gevallen zullen we ook moeten aanvaarden dat er over alle kwesties meerdere standpunten kunnen bestaan.

Nadat we naar hun ideeën en argumenten geluisterd hebben, blijven we misschien hetzelfde denken. Maar de kans bestaat ook dat we enkele van onze vooroordelen in vraag zullen stellen. Een open geest is niet alleen een voordeel voor onze interpersoonlijke communicatie maar ook voor onze eigen kennis.

6. De andere persoon in de ogen kijken

Het is aanbevolen om met de andere persoon oogcontact tot stand te brengen. Je moet het op een natuurlijke manier doen. Want de blik is een uitermate expressief element. De persoon met wie we praten, zal het gevoel hebben dat hij gehoord wordt. Dit zal de verbinding tussen ons verbeteren.

De tegenovergestelde situatie treedt op wanneer we onze blik niet kunnen vasthouden. Want dit zorgt voor onzekerheid in de wisselwerking tussen de personen. Wanneer we tijdens het gesprek de andere kant opkijken, dan geven we uiting van een gebrek aan interesse voor de andere persoon. Naar beneden kijken doet vermoeden dat we misschien liegen.

“Doeltreffende communicatie is 20% wat je weet en 80% hoe jij je voelt over wat je weet.”

-Jim Rohn-

7. De persoonlijke ruimte van de ander niet binnendringen

In een poging om de banden met de andere persoon te verstevigen of onze positie te versterken kunnen we ongewild elkaars persoonlijke ruimte binnendringen. Te dichtbij komen zorgt zelden voor nabijheid, in tegenstelling tot wat we soms denken. Vele mensen voelen zich dan ongemakkelijk en willen afstand nemen.

We moeten op basis van twee dingen de afstand aanpassen die we handhaven: de mate van vertrouwen tussen ons en de andere persoon, en de aard van het onderwerp. Het mag niet te ver of niet te dichtbij zijn. Want we proberen geen achterdocht of wantrouwen te tonen, toch?

Respect is belangrijk voor een doeltreffende communicatie

8. Elkaars beurt om te spreken respecteren

Wanneer we elkaars beurt om te spreken niet respecteren, dan is dit niet alleen heel onbeleefd, het verbreekt ook de doeltreffende communicatie tussen beide partijen. We moeten wachten tot de ander stopt met praten vóór we zelf spreken. Bij mondelinge communicatie moeten alle betrokkenen elkaars beurt om te spreken respecteren.

In het algemeen zijn de stappen om een doeltreffende communicatie te verwezenlijken heel eenvoudig. In het begin kunnen ze wat gekunsteld voelen. Maar door ze toe te passen zullen we de effecten beginnen merken. Communiceren is een natuurlijk proces. Het verbeteren van verwante vaardigheden zal ons helpen om moedig de wereld het hoofd te bieden.

Bibliografische referenties

Goleman, Daniel. (2010). Sociale Intelligentie: De Nieuwe Wetenschap van Menselijke relaties. Kairós.

Uitgelichte afbeelding met dank aan Norman Rockwell