Taakketens: een manier om je taken te versnellen

Taakketens zijn een eenvoudige techniek. Hun doel is om je tijd, inspanningen en motivatie te optimaliseren. Het is een methode waarmee je die verplichte en vervelende activiteiten die je moet uitvoeren, kunt omzeilen.

Taakketens helpen je om je werk te organiseren, zodat je het sneller gedaan krijgt. Ze zijn vooral nuttig voor het uitvoeren van taken die lastig zijn of waar je om een of andere reden tegenop ziet. Om dezelfde redenen helpt deze methode je uitstelgedrag te voorkomen.

Taakketens zijn echter geen manier om radicale veranderingen in je taken aan te brengen , dat is niet hun doel. Taakketens helpen je alleen om sommige taken gemakkelijker te maken en je tijd te besparen bij bepaalde activiteiten. Ze zijn niet echt levensveranderend, maar wel handig in bepaalde gevallen.

Taakketens zijn in feite nuttig om nieuwe gewoonten in te voeren. Het idee is om de kleine handelingen die je moet verrichten om je nieuwe gewoonte aan te nemen, te identificeren en samen te voegen als één enkele activiteit. Laten we hier eens wat dieper op ingaan.

Taakketens

Een taakketen bestaat uit een reeks activiteiten die worden gegroepeerd en gekoppeld om een vaste volgorde te creëren. Het is alsof elke taak een schakel is die zich met andere schakels verbindt en zo een keten vormt. Het idee is dat deze taken altijd in dezelfde volgorde moeten worden uitgevoerd.

Hoe werkt deze techniek? Wel, zoals je weet, zijn er altijd eentonige, saaie of irritante taken die veel inspanning vergen. Bijvoorbeeld papierwerk of het ordenen van je boekhouding. Maar door die activiteiten in één ketting te bundelen, voorkom je dat je steeds opnieuw je weerstand ertegen moet overwinnen.

Er zijn ook activiteiten die je elke dag moet doen en die niet bepaald aangenaam zijn. Bijvoorbeeld je werkplek schoon en opgeruimd achterlaten aan het eind van de dag. Door van die activiteiten takenketens te maken, introduceer je wat bekend staat als ‘productieve inertie’. Met andere woorden, het momentum komt op gang en de ene activiteit volgt op de andere, enzovoort.

Er zijn ook bepaalde activiteiten die je jezelf moet dwingen om te doen. Bijvoorbeeld moeilijke of complexe taken, of het aannemen van nieuwe gewoonten. Als je deze activiteiten vastlegt in vaste reeksen, wordt het veel gemakkelijker om in minder tijd en met minder weerstand te beginnen en te eindigen. Dit helpt je ook om te stoppen met uitstellen (Spaanse link).

Hoe maakt je ze?

Om je eigen taakketens te ontwerpen, moet je eerst nadenken over je routines, met een papier en potlood bij de hand. Vervolgens moet je de taken identificeren die je echt saai vindt, of die je altijd geneigd bent uit te stellen of te vergeten. Denk ook aan de activiteiten die je zou willen gaan doen en die momenteel niet in je dagelijkse routine zitten.

Zodra je de situatie, het moment of de plaats hebt geïdentificeerd waar je een keten van taken wilt introduceren, specificeer je de schakels.

Als je het bijvoorbeeld wilt toepassen op de dagelijkse inrichting van je werkplek, denk dan na over de opeenvolging van handelingen die daarvoor nodig is. Bijvoorbeeld de papieren verzamelen, ze op een bepaalde plaats opbergen, de andere benodigdheden verzamelen en ze op hun plaats leggen, schoonmaken, afstoffen, enz.

Je bepaalt de volgorde. In het ideale geval bepaal je ook een precies tijdstip. Als je de taak maar één keer per week hoeft uit te voeren, kies dan de dag die voor je het beste uitkomt.

In het bovenstaande voorbeeld hebben we een eenvoudige taakketen genomen. Je kunt dit echter ook met twee of drie activiteiten doen. Bijvoorbeeld het doen van je dagelijkse zelfbeoordeling, het versturen van al je openstaande e-mails en het ordenen van je bureau.

Taakketens gebruiken

De essentie van taakketens is het vormen van blokken van analoge activiteiten en deze opeenvolgend uit te voeren, op zo’n manier dat je erin slaagt ze te mechaniseren. Door deze handelingen te automatiseren, vermijd je dat je je moet inspannen.

Bovendien, en dit is het belangrijkste, hoef je je niet steeds opnieuw te motiveren om die taken uit te voeren die voor jou vervelend of vervelend zijn. In feite optimaliseer je ze. Zo houd je meer energie over om andere activiteiten uit te voeren die interessanter zijn of meer aandacht vragen.

Uiteindelijk gaat het bij taakketens om het introduceren van positief automatisme in activiteiten die dat toelaten of zelfs vereisen. Je kunt beginnen met een taakketen voor enkele van je echt eenvoudige activiteiten. Als het voor je werkt, kun je het toepassen op andere en beginnen het beste te profiteren van je productieve traagheid.