Planning als drogreden: een tegenhanger van productiviteit

Planning als drogreden is iets waar we allemaal wel mee bekend zijn. Dit is wanneer planning niet overeenkomt met de feitelijke uitvoering van iets. Dit kan zich bij allerlei gelegenheden voordoen, zowel op onze werkplekken als bij ons thuis.

Een perfect voorbeeld is wanneer we een takenlijst maken en aan het einde van de dag, van de week of van de maand, het merendeel van de taken niet hebben uitgevoerd.

Deze discrepanties tussen planning en de uitvoering hiervan, hebben natuurlijk gevolgen wat betreft tijdsmanagement.  Ze zijn echter ook van invloed op beschikbare middelen, productiviteit en efficiëntie. Planning als drogreden kan zelfs een serieuze invloed hebben op je emoties.

De oorsprong van planning als drogreden

Sinds het begin van het industriële tijdperk, hebben mensen het al over het “plannen” van dingen. Zo wordt het natuurlijk niet al van begin af aan genoemd. Toen de industriële revolutie over de wereld verspreid werd en zodoende ook massaproductie populairder werd, werd tijd steeds meer waard.

Het centrale doel in die context was om zoveel mogelijk productiviteit uit zo weinig mogelijk tijd te halen. Winst was hiervan afhankelijk.

Sindsdien is planning een belangrijk onderdeel van zowel carrières als privélevens. Desondanks werd echter al snel duidelijk dat geschreven planningen bijna nooit naar bedoeling werden uitgevoerd.

Een aantal decennia streek voorbij voordat een bijzonder consistente planningstechniek de industrie overnam. Tegelijkertijd kreeg men in het bedrijfsleven door dat de afhankelijkheid van mensen in plaats van geautomatiseerde processen niet langer vol te houden was. Men dacht het onmogelijk.

In 1979 ontdekten Daniel Kahneman en Amos Tversky — welke beide psychologen zijn — de zogeheten Planning Fallacy: planning als drogreden. Ze begrepen dat dit een wijdverspreid probleem was en ontdekten dat een cognitieve bias hieraan ten grondslag lag. Zelfbedrog stond in deze zin in verband met de grenzen en de waarneming van de realiteit.

Kenmerken van planning als drogreden

Naarmate de tijd zich vorderde, kwamen steeds meer beschrijvingen van karakteristieken van planning als drogreden. Tegenwoordig begrijpen we dat dit een misleidende waarneming van de tijd is. Deze waarneming leidt tot fouten in het plannen van activiteiten.

Hieronder volgen de voornaamste kenmerken van planning als drogreden:

• Deskundigen hebben ondervonden dat mensen vaak een erg optimistische kijk hebben op hun planning en de uitvoering hiervan. Dat wil zeggen dat plannen gebaseerd wordt op de aanname dat alles goed zal verlopen. Men houdt dus geen rekening met tegenslagen of andere toevallige, onvoorziene veranderingen in omstandigheden.
• Misleidende gedachten zijn een thema. Dit is het soort denkpatroon waarbij iemands verlangen een objectieve beoordeling van de realiteit dwarsboomt. In andere woorden: het is ijdele hoop.
• Men schat zijn eigen prestaties niet goed in. Tijdens het plannen zetten veel mensen een rooskleurige bril op wanneer ze hun eigen prestaties beoordelen. Ze gaan er van uit dat ze bepaalde dingen binnen een kort tijdsbestek kunnen doen. Ook dit is een van de kernkenmerken van planning als drogreden.
• Wanneer samen met andere mensen iets gepland wordt, doen we soms heel erg ons best om een goede indruk op anderen te maken. Dat wil zeggen dat we proberen te demonstreren hoe efficiënt we wel niet te werk gaan. Dit leidt tot onnauwkeurige tijdsmanagement voor de taken die uitgevoerd moeten worden.
• Hoe sneller, hoe beter. Men wil vaak zoveel mogelijk in zo min mogelijk tijd doen. Ook daardoor kan men dingen nogal luchtig inplannen — mogelijk wederom om te imponeren.

De consequenties van planning als drogreden

De voornaamste consequentie van dit alles is inadequate tijdsmanagement. In sommige gevallen veroorzaakt dit ook een onbalans in de beschikbaarheid van benodigde middelen. Uiteraard getuigt dit ook van een inadequaat beoordelingsvermogen.

Het ergste is echter wat het van je vraagt op emotioneel vlak. Het persoonlijke negatieve effect van planning als drogreden is het constante gevoel van frustratie. Dit levert zo ook de nodige stress op: herhaaldelijke mislukkingen om succes te behalen zorgen voor spanning en ongemak.

Dé manier om de bovengenoemde cognitieve bias te vermijden, is door voorgaande ervaringen in gedachten te houden tijdens het plannen. Is een soortgelijke taak vorige keer volgens je planning verlopen? Had je alles op tijd af? Is het ook naar behoren uitgevoerd?

Door dit soort vragen te beantwoorden, kun je naar aanleiding daarvan meer tijd uittrekken. Zo kun je met onvoorziene omstandigheden omgaan wanneer deze de kop op steken tijdens je project — en kun je jezelf veel frustratie besparen.