Wat betekent slimmer werken in plaats van harder?

In een competitieve wereld kun je door efficiënt te werken manieren vinden om je tijd en middelen te optimaliseren voor betere resultaten.

Veel mensen denken dat altijd maximale productiviteit laten zien de enige manier is om een waardevolle werknemer te zijn. In de traditionele zakenwereld doen we vaak dingen om te laten zien dat we productief zijn. Maar slimmer leren werken en gebruik maken van hulpbronnen betekent niet minder toewijding.

Naarmate de jaren verstrijken en de technologie voortschrijdt, kunnen veel taken die vroeger grote fysieke en intellectuele inspanning vergden, nu worden geautomatiseerd met behulp van digitale hulpmiddelen.

Dit heeft geleid tot een grotere nadruk op het gebruik van de vooruitgang van de moderniteit om ervoor te zorgen dat taken op de best mogelijke manier worden uitgevoerd. Echter zonder de moeite die ze vroeger kostten.

Slimmer werken is een wending naar efficiëntie

“Werk slimmer, niet harder” is een gezegde dat impliceert dat hard werken vermeden kan worden met slim plannen, delegeren en organiseren. Deze gedachte heeft de laatste tijd nogal wat connotaties gekregen en is meer dan ooit waar met de overvloed aan tools en diensten die nu beschikbaar zijn om werknemers te ondersteunen bij bijna elke taak.

Datasystemen en lerende algoritmen zijn op de voorgrond getreden, waardoor het mogelijk is om slimmer en efficiënter te werken. Dit zorgt er weer voor dat er minder tijd aan het werk wordt besteed. De kwaliteit van de productie kan echter gelijk blijven of kan zelfs toenemen. Dit is afhankelijk van de omstandigheden.

Welke veranderingen brengt slimmer werken vandaag de dag met zich mee?

Technologische vooruitgang heeft grote voordelen gebracht door processen te automatiseren en mensen met elkaar in contact te brengen. Steeds meer bedrijven geven hun werknemers bijvoorbeeld toestemming om thuis te werken als hun baan dat toelaat. Dit betekent dat ze nu uren in het verkeer kunnen besparen en veel meer opties hebben op de arbeidsmarkt.

Volgens gegevens van het Education Data Initiative is het aantal inschrijvingen op universiteiten gedaald sinds het begin van de pandemie. Toch heeft het gemak van toegang tot versnelde online programma’s  en andere mogelijkheden voor leren op afstand het vooruitzicht op hoger onderwijs goedkoper en realistischer gemaakt voor veel aspirant-academici.

Zo heeft de mogelijkheid om overal lessen te volgen via videoconferenties ervoor gezorgd dat studenten die niet de wens of mogelijkheid hebben om naar school te reizen, via deze platforms een goede ervaring en opleiding kunnen krijgen.

Wat kan er gedaan worden om slimmer te werken?

In werkelijkheid hangt dit af van het soort baan en het vakgebied waarin je werkt. De volgende algemene veranderingen in perspectief kunnen je echter helpen om slimmer en effectiever te werken. Ze kunnen ook de behoefte aan lange, stressvolle uren verminderen.

1. Stel een routine in

Voor mensen die in stressvolle sectoren werken of die geneigd zijn om grote projecten op zich te nemen, is het essentieel om een dagelijkse routine in te stellen. Hierdoor begrijp je beter wat je beperkingen zijn. Ook heb je een duidelijker beeld van wat je moet doen vanaf het moment dat je wakker wordt tot het moment dat je naar bed gaat.

Volgens een onderzoek (Engelse link) gepubliceerd in het   Journa l of Global Health  kunnen algemene routines mensen helpen om de negatieve invloed van stress op het dagelijks leven te verminderen. Ook kan dit helpen hun geestelijke gezondheid te verbeteren. Daarnaast kan het hebben van een vaste routine en schema behulpzaam zijn bij het ondersteunen van mensen met angst- en stemmingsstoornissen.

2. Overweeg om ondersteuning te zoeken

Afhankelijk van de omstandigheden kan dit zo eenvoudig zijn als hulp vragen bij overweldigende taken of zo ingewikkeld als het uitbesteden van externe ondersteuning. Onthoud dat niet al het werk door één persoon gedaan hoeft te worden. Zelfs niet als die specialist op zijn of haar gebied is.

Kleinere taken, zoals het verzamelen van gegevens, programmeren en spreadsheetbeheer, kunnen overgenomen worden door een derde partij. Dus als je het nodig vindt, verdrink jezelf dan niet in verplichtingen. Je kunt beter steun zoeken bij je team om sommige taken te delegeren.

Onderzoek (Engelse link) gepubliceerd in het academisch tijdschrift  Doelen en Representations suggereerde het volgende.

Wanneer een professional meerdere activiteiten uitvoert die zijn volledige aandacht opeisen, dit het burnout-syndroom kan uitlokken. Het kan ook afbreuk doen aan zijn zelfredzaamheid, geestelijke gezondheid en werkprestaties.

3. Haal het maximale uit vergaderingen

Voor bedrijven die wekelijkse vergaderingen hebben, kan het makkelijk zijn om ze tot een formaliteit te laten verworden. Maar in de wereld van werken op afstand kan elke tijd die je met je team doorbrengt een fantastisch moment zijn om taken te organiseren.

Dat geldt ook voor een gevoel krijgen voor de haalbaarheid ervan. Profiteer dus van elke virtuele of fysieke vergadering om je ideeën naar voren te brengen.

4. Oefen je communicatievaardigheden

We hebben het er niet vaak over hoe belangrijk communicatie is als het gaat om delegeren binnen teams. Als je iemand bent die niet zorgvuldig met je woorden omgaat, kunnen mensen gemakkelijk het verkeerde idee krijgen van wat je van hen verwacht. Stel dat een project uiteindelijk mislukt door een gebrek aan duidelijkheid. Dan is het moeilijk om iemand anders dan jezelf de schuld te geven.

Daarom, en om vele andere redenen, is werken aan je communicatievaardigheden erg belangrijk in het bedrijfsleven. Zorg ervoor dat je duidelijk en gedetailleerd bent in je instructies. Misschien zelfs meer dan je zelf nodig acht als iemand die de informatie die je probeert over te brengen al kent.

Technologie gebruiken om slimmer te werken

Naarmate de tijd verstrijkt en de normen veranderen, is het onduidelijk welke vooruitgang mensen in de toekomst zal helpen om handmatige taken sneller uit te voeren. Maar wat ze ook zijn, als ze op een verantwoorde manier worden toegepast, zullen ze een positieve invloed hebben op de manier waarop we ons leven leiden op het werk.