Hoe je terugkerende taken kunt beheren

Terugkerende taken kosten meer tijd dan op het eerste gezicht lijkt. Als u er echter mee stopt, veroorzaken ze u problemen. Hoe kun je dit soort klusjes klaren zonder al te veel tijd te verspillen?

Beoordeeld en goedgekeurd door de psycholoog Sergio De Dios González.

Geschreven door Edith Sánchez

Laatste update: 14 januari, 2023

Terugkerende taken zijn taken die routinematig/periodiek worden uitgevoerd. Het zijn het soort activiteiten die je moet doen, maar die niet bijzonder lonend zijn. Evenmin zijn ze meestal verbonden met de meest creatieve of beslissende aspecten van werk of leven. Maar als ze niet gedaan worden, hebben ze wel effect.

Veel van je dagelijks leven wordt bevolkt door terugkerende taken. Bijvoorbeeld aankleden, in bad gaan, je tanden poetsen, enz. Het zijn activiteiten die je elke dag doet en die misschien onbelangrijk lijken. Maar als je er een zou missen, kan dat belangrijke gevolgen hebben.

In werkelijkheid ben je je bijna nooit bewust van de terugkerende taken die je moet uitvoeren. Je hebt ze gemechaniseerd en voert ze daarom dagelijks automatisch uit (Engelse link). Je weet niet eens zeker hoe lang ze duren en je hebt waarschijnlijk niet uitgezocht of er een manier is om ze beter te beheren.

Terugkerende taken

Het concept van terugkerende taken is niet altijd duidelijk. Je moet ze niet verwarren met typische taken die normale werkactiviteiten zijn. Voor een boekhouder bijvoorbeeld gaat het om het bijwerken van dossiers.

In het geval van een advocaat gaat het om het doornemen van dossiers of het bijwonen van hoorzittingen. Deze activiteiten worden herhaald omdat ze deel uitmaken van hun dagelijkse werkroutine (Engelse link).

Er zijn drie kenmerken die typische taken onderscheiden van terugkerende taken.

• Terugkerende taken zijn vooraf gedefinieerd. Dat betekent dat ze deel uitmaken van een vooraf vastgestelde methode. Het zijn vaste onderdelen van een grotere machine.
• Ze hebben dezelfde inhoud. Wat er gedaan moet worden is altijd hetzelfde of bijna hetzelfde. Het zijn routinetaken.
• Ze zijn periodiek. Ze komen regelmatig terug, met vaste tussenpozen. Dit kan dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz. zijn.

Enkele voorbeelden van terugkerende taken thuis zijn rekeningen betalen, het huis schoonmaken, boodschappen doen, enz. Op het werk zou het gaan om zaken als dagelijkse of wekelijkse planning, dossiers op orde brengen, rapporten afleveren aan het eind van de maand, enz. Elke baan of beroep heeft zijn eigen routines.

Terugkerende taken beheren

De eerste stap in het goed beheren van terugkerende taken is het identificeren ervan. Het is zeer waarschijnlijk dat een groot deel ervan onopgemerkt blijft, behalve dat ze tijdrovend zijn. Later merk je dat je je afvraagt waar de tijd gebleven is? Of je vraagt je af waarom je nooit vrije tijd lijkt te hebben.

Wat je moet doen is eerst een lijst maken van terugkerende taken, thuis of op het werk. Als je daarmee klaar bent, deel je je taken in op periodiciteit. Uiteindelijk zul je een groep dagelijkse taken hebben, een andere wekelijkse, een andere maandelijkse, enz.

Zodra je deze stap hebt voltooid, wijs je jezelf specifieke dagen, tijden en data toe om deze taken uit te voeren. Ze moeten zo vast mogelijk zijn. Het idee is om ze zoveel mogelijk te mechaniseren, zodat je er niet te veel over na hoeft te denken. Het gaat erom tijd te besparen.

Associëren en verwerken

Idealiter zouden je terugkerende taken aan elkaar gekoppeld moeten zijn, zodat je het meeste uit je tijd haalt. Je zou bijvoorbeeld een specifieke dag kunnen toewijzen aan alles wat overeenkomt met schoonmaken. Neem die schoonmaaktaken thuis en op het werk op. Probeer er een dag van te maken waarop je je een beetje moe voelt, zoals een vrijdag.

Het is ook de moeite waard om de terugkerende taken die meer tijd kosten te analyseren. Is er een manier om ze te vereenvoudigen? Kunnen ze geschrapt worden of deel uitmaken van een grotere activiteit? Is er een manier om een sjabloon te maken waarmee je de activiteit beter kunt organiseren en gemakkelijker kunt uitvoeren?

Je moet proberen je terugkerende taken zoveel mogelijk te systematiseren. Een goede techniek om dit te bereiken is het ontleden van de activiteit. Ga na welke stappen je moet doorlopen om hem uit te voeren.

Door je taken op deze manier te schetsen, kun je nieuwe manieren ontdekken om ze uit te voeren en zo tijd besparen. Het probleem met terugkerende taken is dat ze de neiging hebben de reflectie te overstemmen. Daarom ga je uiteindelijk handelingen herhalen, zonder je af te vragen of er een eenvoudiger manier is om ze uit te voeren.

Je kunt op internet veel programma’s vinden voor het organiseren en beheren van terugkerende taken. In deze programma’s zijn de taken die blijven liggen meestal zichtbaar en gemarkeerd in een andere kleur. Door deze visualisatie zie je ze niet over het hoofd. Ze kunnen je ook helpen effectievere strategieën te ontwerpen om ze te beheren.

Het is allemaal een kwestie van gewoonte

Onderzoek (Engelse link) van Dr. David Neal van de Duke University (VS) concludeerde dat minstens 40 procent van de activiteiten die dagelijks worden uitgevoerd een gewoonte is.

Hiertoe behoren terugkerende taken. Dit is nuttig omdat je hersenen een beperkte capaciteit hebben. Bovendien zoekt het naar manieren om energie te besparen en routines zijn een goede manier om dat te doen.

De sleutel is om slimme routines te ontwerpen en er gewoontes van te maken. Als je terugkerende taken gestructureerd zijn als automatismen, waarbij nauwelijks reflectie nodig is, kun je ze mechaniseren.

Je moet dus de taken die je herhaaldelijk moet doen op dezelfde manier analyseren, maar een methode invoeren die redelijk en praktisch is om ze uit te voeren. Daarmee bereik je twee doelen. Ten eerste laat je je hersenen met rust om zich aan iets zinvollers te wijden. Ten tweede bespaar je tijd.