Hoe je repetitieve taken automatiseert en je tijd vrijmaakt
Bij het automatiseren van repetitieve taken denken de meeste mensen aan technologische hulp. Maar als automatisering goed wordt uitgevoerd, komt er meer mentale organisatie bij kijken dan software en technologie, hoewel die ook kunnen helpen.
In de wereld van vandaag moet je elke dag een groot aantal taken uitvoeren, van de eenvoudigste tot de meest complexe. Veel daarvan lijken op elkaar, maar om de een of andere reden ben je niet geneigd deze repetitieve taken te automatiseren (Spaanse link). Het resultaat is dat je kostbare tijd verspilt die je zou kunnen besparen.
Zelfs in de meest creatieve taken zit herhaling. In feite heb je waarschijnlijk een meer gestructureerde routine(Spaanse link) dan je denkt. Uiteraard zijn er dagelijkse variaties in deze herhaalde taken, maar het essentiële schema ervan blijft hetzelfde. Daarom is het mogelijk ze te automatiseren. Laten we uitzoeken hoe je dat doet.
“Automatisering verbetert het leven van de mens.”
-Manish Sharma-
Identificeer je repeterende taken
De eerste stap om je repetitieve taken te automatiseren ligt voor de hand: je moet ze identificeren. Hiervoor moet je jezelf een paar weken (minstens) observeren. Je zult zien dat er bepaalde activiteiten zijn die je elke dag herhaalt en die gemakkelijk te herkennen zijn. Bijvoorbeeld opstaan, in bad gaan, ontbijten, naar je werk gaan, eten, enz.
Er zijn ook andere activiteiten die op het eerste gezicht misschien niet zo repetitief lijken, maar wel deel uitmaken van je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse routine. Bijvoorbeeld een rapport schrijven, het werk van anderen nakijken, reageren op verzoeken, enz.
Je ziet ze misschien niet als repeterende taken, omdat ze nooit precies hetzelfde zijn. Toch lijken ze in wezen erg op elkaar, en daarom kunnen ze tot op zekere hoogte worden geautomatiseerd.
Het eerste doel is om je bewust te worden van die globale taken die je herhaaldelijk doet, ook al verschillen ze qua inhoud of vorm. Hier volgen enkele tips:
- Benoem elke taak die je op je werk moet uitvoeren. Bijvoorbeeld rapport schrijven, medewerker evalueren, grafieken voorbereiden, enz.
- Noteer je dagelijkse activiteiten en geef dezelfde taak altijd dezelfde naam. Met andere woorden, zeg niet vandaag ‘loonlijstbeoordeling’ en morgen ‘loonlijstevaluatie’, maar houd steeds hetzelfde label aan.
- Bestudeer na twee weken je aantekeningen en stel vast welke taken repetitief zijn.
Automatiseer je procedures
Het automatiseren van repetitieve taken staat gelijk aan het automatiseren van de procedures om ze uit te voeren. In feite specificeer je elk van de stappen die nodig zijn om een bepaalde activiteit uit te voeren. Beantwoord daarna de volgende vragen:
- Zijn er stappen die je kunt schrappen of samenvoegen met een andere?
- Welke stappen kun je mechaniseren en welke niet?
- Is er de mogelijkheid om een sjabloon te maken om een of meer van die stappen uit te voeren?
- Is er een programma of app waarmee je een of meer van die stappen gemakkelijk kunt uitvoeren?
- Kun je een of meer van de stappen van een procedure samenvoegen met die van een andere?
Als je deze vragen hebt beantwoord, ben je klaar om je repeterende taken te automatiseren. Dat gezegd hebbende, is het niet bijzonder gemakkelijk om dit punt te bereiken, omdat je een gedetailleerd werk van observatie en analyse moet uitvoeren. Het is echter echt de moeite waard omdat je zo’n 30 tot 40 procent van je tijd kunt vrijmaken.
Het automatiseren van repetitieve taken is een kwestie van analyse
In zekere zin automatiseren we allemaal repetitieve taken. In feite zijn onze hersenen er goed in en doen ze het zonder dat we het doorhebben. Maar als we ons er niet bewust van worden, is onze automatisering van procedures misschien niet optimaal.
Daarom is bewuste procesautomatisering een middel om processen te optimaliseren die je hersenen al hebben uitgevoerd. Als je eenmaal de meest wendbare en effectieve procedures hebt gevonden, zul je je er gemakkelijk aan aanpassen, omdat je hersenen graag patronen volgen. Daardoor hoeven ze niet zo hard te werken.
Als je het goed doet, zul je meer georganiseerd zijn en ook meer tijd overhouden voor alles wat niet geautomatiseerd kan worden, zoals creativiteit, plezier maken en ontspanning.
Alle siterte kilder ble grundig gjennomgått av teamet vårt for å sikre deres kvalitet, pålitelighet, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikkelen ble betraktet som pålitelig og av akademisk eller vitenskapelig nøyaktighet.
- Lillo, S. G. (2021). Equilibrio y organización de la rutina diaria. Revista Chilena de Terapia Ocupacional, 22(2), 169-176.
- Pérez Echevarría, M. P., & Pozo Municio, J. I. (2001). Automatizar para pensar. Cuadernos de pedagogía.
- Pina, M. J. B. (2016). Método de evaluación ergonómica de tareas repetitivas, basado en simulación dinámica de esfuerzos con modelos humanos (Doctoral dissertation, Universidad de Zaragoza).